ENGLISH AND FRENCH BELOW / ANGLAIS ET FRANCAIS CI DESSOUS
PRIVACY NOTICE FOR APPLICANTS
1. FOREWORD
Ardian France S.A. firmly believes that trust is key for developing
successful and lasting relationships. In this respect, the protection of
your personal data and privacy is no exception.
This is the reason why Ardian France S.A. puts great emphasis on
collecting and processing your personal data with utmost care and in
compliance with the applicable legal framework.
In order to inform you in the most transparent manner, Ardian France
S.A. has prepared the privacy policy below, which explains in detail why
and how your personal data are processed where you browse this website.
2. SCOPE AND PURPOSE OF THIS PRIVACY POLICY
This privacy policy (hereinafter the “Privacy Policy”) is intended to inform you, as an applicant using the Ardian website www.ardian.com (hereinafter the “Website”), about the way Ardian France S.A. (hereinafter “Ardian”) processes, as controller, information enabling to identify you either directly or indirectly (hereinafter “Personal Data”) in the context of your application through the Website.
CATEGORIES OF PERSONAL DATA PROCESSED AND PURPOSES OF PROCESSING
Where you submit your application thanks to the Website, Ardian
processes your Personal Data for various purposes, each of them being
duly legitimated by a valid legal basis.
First, Ardian collects and processes your Personal Data, as part of
its recruitment process, for managing your application submitted through
the Website.
This processing requires that Ardian collect and process the
following categories of Personal Data: (i) identification data (i.e.
your first name, your last name, your contact details, and your
photograph on your résumé as the case may be); (ii) data related to
professional life (i.e. your résumé and the information available on
your LinkedIn profile, the information obtained from the references you
provided); (iii) data related to personal life (as may appear on your
résumé and/or LinkedIn profile, such as your hobbies or your marital
status); and (iv) the content of the application message submitted
through the Website.
While processing your Personal Data for this purpose, Ardian relies
on its legitimate interest, which consists in the performance and
management of its recruitment operations.
Second, in case your application is unsuccessful, Ardian may be
willing to retain your application file to recontact you in the event a
subsequent job opportunity matches your profile. For this purpose,
Ardian needs to process your Personal Data for setting up, managing and
using its applicant pool.
In this context, Ardian needs to process the following categories of
Personal Data: (i) identification data (i.e. your first name, your last
name, your contact details, and your photograph on your résumé as the
case may be); (ii) data related to professional life (i.e. your résumé
and the information available on your LinkedIn profile, the information
obtained from the references you provided); (iii) data related to
personal life (as may appear on your résumé and/or LinkedIn profile,
such as your hobbies or your marital status); (iv) the content of the
application message submitted through the Website; and (v) the content
of your application file.
Please note that the legal basis of this processing varies over the course of time.
Indeed, as such, the legitimate interest of Ardian is the legal basis
of the processing and consists in the performance and management of
Ardian’ s recruitment operations. Nevertheless, should Ardian be willing
to retain your application file more than two years following the last
contact with you, then, after this two-year period, the legal basis of
this processing will be your consent, which Ardian will then seek to
obtain.
Please note that your Personal Data are obtained from you but also from the following other sources:
(A) your LinkedIn profile to the extent it is publicly accessible; and
(B) as the case may be, from references you shared with Ardian (e.g. you
provide Ardian with the contact details of a former employer which you
believe can support your application).
In any event, and disregarding the processing purpose at stake,
please note that Ardian will comply with a strict data minimisation
principle and will thus only collect and process Personal Data which is
necessary for the above purposes.
Should your application be unsuccessful, Ardian will inform you if it
intends to retain your application file as part of its applicant pool
for subsequent potential job opportunities likely to be relevant for
you. You will thus have the possibility to request the deletion of your
application file.
Besides, please note that the provision of your Personal Data is a
requirement necessary to enter into a contract. In this respect, sharing
your Personal Data with Ardian is thus mandatory for your application
to be considered by Ardian.
Should you decide not to provide Ardian with your mandatory Personal
Data, Ardian would then not be able to let you take part in its
recruitment process and your application would automatically be refused.
3. DATA RECIPIENTS
Ardian shares your Personal Data with third-party service providers
and suppliers which assist Ardian in fulfilling the purposes specified
in this Privacy Policy.
To the extent this is necessary, Ardian also communicates your
Personal Data to other entities of the Ardian group (e.g. your open
application is received by Ardian but another entity of the Ardian group
is actually offering a job opportunity fitting your expectations).
Furthermore, as the case may be, Ardian shares your Personal Data with
competent courts and any other governmental and/or public authorities
requesting access to your Personal Data, within the extent legally
permitted.
In any event, Ardian communicates your Personal Data to the above
recipients on a strict need-to-know basis and only as necessary for
fulfilling duly identified processing purposes.
4. TRANSFERS OUTSIDE THE EUROPEAN UNION
As indicated above, Ardian may need to transfer your Personal Data to
other entities of the Ardian Group. Please note that some of these are
located outside the European Union, in countries which are not regarded
by the European Commission as providing an adequate level of protection
to personal data (e.g. China, Singapore).
However, the Ardian group has implemented Binding Corporate Rules
(“BCR”) to ensure that personal data transferred between the various
entities of the Ardian group still benefit from an adequate level of
data protection.
You can access the BCR by clicking here
or by writing to our data protection officer by using the contact
details specified below, in Section 7 (Contact details) of this Privacy
Policy.
5. DATA RETENTION PERIODS
Ardian only retains your Personal Data for a retention period not
exceeding what is necessary in light of the processing purpose at stake.
As a result, the data retention period implemented by Ardian depends upon the processing purpose as detailed below.
First, for managing your application made through the Website, Ardian
will retain your Personal Data until the end of the recruitment
process. Please note that, if you made an open application, this period
corresponds to the timeframe necessary for Ardian to check whether your
application can match Ardian’s recruitment needs or not.
Second, to set up, manage and use its applicant pool, Ardian will
inform you that it intends to retain your unsuccessful application file.
Thus, you will have the possibility to request the deletion of your
application file. Should you request such deletion, then Ardian will
delete your Personal Data as soon as technically feasible following your
request.
If you do not request the deletion of your application file, Ardian
will retain it for two years following the last contact with you. Once
this two-year period expires and should Ardian be willing to retain your
application file longer, then Ardian would seek your express consent to
this end and would then inform you about the intended retention period.
Where the applicable retention period expires, Ardian either deletes
your Personal Data or irrevocably anonymises it so that you can no
longer be identified.
Where Ardian considers it does not need to retain your Personal Data
in its active database, it will archive it and will ensure that access
thereto is restricted to a limited number of persons who have an actual
need to access your Personal Data.
6. YOUR RIGHTS AND OBLIGATIONS AS DATA SUBJECT
As a data subject, you benefit from various rights regarding the processing of your Personal Data. These are as follows:
- right to request from Ardian access to and rectification or erasure of your Personal Data;
- right to request from Ardian restriction of the processing concerning you;
- right to object to the processing of your Personal Data;
- right to portability of your Personal Data;
- right to specify guidelines regarding the use of your Personal Data after your death;
- where you consented that Ardian retain your application file for
more than two years following the last contact with you, right to
withdraw the consent you gave, at any time and without affecting the
lawfulness of processing based on your consent before withdrawal
thereof; and
- right to lodge a complaint with the French Data Protection Authority (CNIL).
Ardian is committed to utmost care when it comes to protecting your
Personal Data and complying with the applicable data protection legal
framework.
This is the reason why Ardian requires your assistance to this end.
Thus, you commit to inform Ardian in case the Personal Data you shared
with Ardian would become obsolete or inaccurate.
In addition, in the event you would provide Ardian with information
enabling to identify directly or indirectly any other natural persons
(e.g. you share the contact details of your former manager for
references purposes), you represent and warrant that, prior to sharing
this information with Ardian, such other natural persons have been
provided with this Privacy Policy and, to the extent applicable, have
consented to the processing of their data.
7. CONTACT DETAILS
Should you have any questions or requests regarding the processing of
your Personal Data by Ardian, including the exercise of your rights
specified in Section 6 (Your rights and obligations as data subject)
above, please feel free to contact Ardian’ s data protection officer
(DPO) by using the following contact details: Ardian, Data Protection,
20 Place Vendôme, 75001 Paris - dataprivacyofficer@ardian.com
AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
1. AVANT-PROPOS
Ardian France S.A. croit fermement que la confiance est la clé pour développer des relations fructueuses et durables. A cet égard, la protection de vos données personnelles et de votre vie privée ne fait pas exception.
C'est pourquoi Ardian France S.A. accorde une grande importance à la collecte et au traitement de vos données personnelles avec le plus grand soin et dans le respect du cadre légal applicable.
Afin de vous informer de la manière la plus transparente, Ardian France S.A. a élaboré la politique de confidentialité ci-dessous, qui explique en détail pourquoi et comment vos données personnelles sont traitées lorsque vous naviguez sur ce site web.
2. PORTÉE ET OBJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
La présente politique de confidentialité (ci-après la " Politique de confidentialité ") a pour objet de vous informer, en tant que candidat utilisant le site Internet Ardian www.ardian.com (ci-après le " Site Internet "), de la manière dont Ardian France S.A. (ci-après " Ardian ") traite, en tant que responsable de traitement, les informations permettant de vous identifier directement ou indirectement (ci-après les " Données personnelles ") dans le cadre de votre candidature via le Site Internet.
CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES ET FINALITÉS DU TRAITEMENT
Lorsque vous soumettez votre candidature grâce au Site Internet, Ardian traite vos Données Personnelles pour différentes finalités, chacune d'entre elles étant dûment légitimée par une base juridique valide.
En premier lieu, Ardian collecte et traite vos Données Personnelles, dans le cadre de son processus de recrutement, pour gérer votre candidature soumise par le biais du Site Internet.
Ce traitement nécessite qu'Ardian collecte et traite les catégories de Données à Caractère Personnel suivantes : (i) des données d'identification (c'est-à-dire votre prénom, votre nom, vos coordonnées, et votre photographie sur votre CV le cas échéant) ; (ii) des données relatives à la vie professionnelle (c'est-à-dire votre curriculum vitae et les informations disponibles sur votre profil LinkedIn, les informations obtenues auprès des références que vous avez fournies) ; (iii) les données relatives à la vie personnelle (telles qu'elles peuvent apparaître sur votre curriculum vitae et/ou votre profil LinkedIn, comme vos loisirs ou votre état civil) ; et (iv) le contenu du message de candidature soumis par le biais du site Web.
En traitant vos Données personnelles à cette fin, Ardian se fonde sur son intérêt légitime, qui consiste en la réalisation et la gestion de ses opérations de recrutement.
Ensuite, dans le cas où votre candidature n'est pas retenue, Ardian peut souhaiter conserver votre dossier de candidature afin de vous recontacter dans le cas où une offre d'emploi ultérieure correspondrait à votre profil. A cette fin, Ardian a besoin de traiter vos Données Personnelles pour la mise en place, la gestion et l'utilisation de son vivier de candidats.
Dans ce contexte, Ardian a besoin de traiter les catégories suivantes de Données à caractère personnel : (i) données d'identification (c'est-à-dire votre prénom, votre nom, vos coordonnées et votre photo sur votre CV, le cas échéant) ; (ii) données relatives à la vie professionnelle (c'est-à-dire votre CV et les informations disponibles sur votre CV) votre curriculum vitae et les informations disponibles sur votre profil LinkedIn, les informations obtenues auprès des références que vous avez fournies) ; (iii) les données relatives à la vie personnelle (telles qu'elles peuvent apparaître sur votre curriculum vitae et/ou votre profil LinkedIn, comme vos loisirs ou votre état civil) ; (iv) le contenu du message de candidature soumis par le biais du site Web ; et (v) le contenu de votre dossier de candidature.
Veuillez noter que la base juridique de ce traitement varie au fil du temps.
En effet, en tant que tel, l'intérêt légitime d'Ardian est la base légale du traitement et consiste en l'exécution et la gestion des opérations de recrutement d'Ardian. Néanmoins, si Ardian souhaite conserver votre dossier de candidature plus de deux ans après le dernier contact avec vous, alors, au-delà de cette période de deux ans, la base juridique de ce traitement sera votre consentement, qu'Ardian cherchera alors à obtenir.
Veuillez noter que vos Données à caractère personnel sont obtenues auprès de vous mais également auprès des autres sources suivantes :
(A) votre profil LinkedIn dans la mesure où il est accessible au public ; et
(B) le cas échéant, des références que vous avez partagées avec Ardian (par exemple, vous fournissez à Ardian les coordonnées d'un ancien employeur qui, selon vous, peut appuyer votre candidature).
En tout état de cause, et quelle que soit la finalité du traitement en jeu, veuillez noter qu'Ardian se conformera à un principe strict de minimisation des données et ne collectera et ne traitera donc que les Données personnelles nécessaires aux fins susmentionnées.
Dans l'hypothèse où votre candidature ne serait pas retenue, Ardian vous informera de son intention de conserver votre dossier de candidature dans le cadre de son vivier de candidats pour des offres d'emploi potentielles ultérieures susceptibles de vous concerner. Vous aurez alors la possibilité de demander la suppression de votre dossier de candidature.
Par ailleurs, veuillez noter que la fourniture de vos données personnelles est une condition nécessaire à la conclusion d'un contrat. A ce titre, le partage de vos Données Personnelles avec Ardian est donc obligatoire pour que votre candidature soit prise en compte par Ardian.
Si vous décidez de ne pas fournir à Ardian vos Données Personnelles obligatoires, Ardian ne pourra alors pas vous laisser participer à son processus de recrutement et votre candidature sera automatiquement refusée.
3. DESTINATAIRES DES DONNÉES
Ardian partage vos Données Personnelles avec des prestataires de services et fournisseurs tiers qui aident Ardian à atteindre les objectifs spécifiés dans la présente Politique de Confidentialité.
Dans la mesure où cela est nécessaire, Ardian communique également vos Données Personnelles à d'autres entités du groupe Ardian (par exemple, votre candidature ouverte est reçue par Ardian mais une autre entité du groupe Ardian offre effectivement une opportunité d'emploi correspondant à vos attentes).
En outre, le cas échéant, Ardian communique vos Données Personnelles aux tribunaux compétents et à toute autre autorité gouvernementale et/ou publique demandant l'accès à vos Données Personnelles, dans la mesure où cela est légalement autorisé.
En tout état de cause, Ardian communique vos Données Personnelles aux destinataires susmentionnés sur la base d'un strict besoin d'en connaître et uniquement dans la mesure nécessaire à la réalisation des finalités de traitement dûment identifiées.
4. TRANSFERTS EN DEHORS DE L'UNION EUROPÉENNE
Comme indiqué ci-dessus, Ardian peut avoir besoin de transférer vos Données Personnelles à d'autres entités du Groupe Ardian. Veuillez noter que certaines d'entre elles sont situées en dehors de l'Union européenne, dans des pays qui ne sont pas considérés par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat des données personnelles (par exemple, la Chine, Singapour).
Cependant, le groupe Ardian a mis en place des règles d'entreprise contraignantes ("Binding Corporate Rules BCR") afin de s'assurer que les données personnelles transférées entre les différentes entités du groupe Ardian bénéficient toujours d'un niveau adéquat de protection des données.
Vous pouvez accéder aux BCR en cliquant ici ou en écrivant à notre responsable de la protection des données en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous, dans la section 7 (Coordonnées) de la présente politique de confidentialité.
5. PÉRIODES DE CONSERVATION DES DONNÉES
Ardian ne conserve vos Données Personnelles que pour une durée de conservation n'excédant pas ce qui est nécessaire au regard de la finalité du traitement en jeu.
Par conséquent, la durée de conservation des données mise en œuvre par Ardian dépend de la finalité du traitement, comme détaillé ci-dessous.
Tout d'abord, pour la gestion de votre candidature effectuée via le Site Internet, Ardian conservera vos Données Personnelles jusqu'à la fin du processus de recrutement. Veuillez noter que, si vous avez fait une candidature ouverte, cette période correspond au délai nécessaire à Ardian pour vérifier si votre candidature peut correspondre ou non aux besoins de recrutement d'Ardian.
Deuxièmement, pour constituer, gérer et utiliser son vivier de candidats, Ardian vous informera qu'elle entend conserver votre dossier de candidature non retenue. Ainsi, vous aurez la possibilité de demander la suppression de votre dossier de candidature. Si vous demandez cette suppression, Ardian supprimera vos Données Personnelles dès que cela sera techniquement possible après votre demande.
Si vous ne demandez pas la suppression de votre dossier de candidature, Ardian le conservera pendant deux ans après le dernier contact avec vous. À l'expiration de cette période de deux ans et si Ardian souhaite conserver votre dossier de candidature plus longtemps, Ardian demandera votre consentement exprès à cette fin et vous informera ensuite de la période de conservation prévue.
Lorsque la période de conservation applicable expire, Ardian supprime vos Données personnelles ou les anonymise de manière irrévocable afin que vous ne puissiez plus être identifié.
Lorsqu'Ardian considère qu'il n'est pas nécessaire de conserver vos Données Personnelles dans sa base de données active, elle les archivera et s'assurera que l'accès à celles-ci est limité à un nombre restreint de personnes qui ont un besoin réel d'accéder à vos Données Personnelles.
6. VOS DROITS ET OBLIGATIONS EN TANT QUE PERSONNE CONCERNÉE
En tant que personne concernée, vous bénéficiez de différents droits concernant le traitement de vos Données Personnelles. Ceux-ci sont les suivants :
droit de demander à Ardian l'accès à vos Données Personnelles et leur rectification ou effacement ;
droit de demander à Ardian la limitation du traitement vous concernant ;
droit d'opposition au traitement de vos Données Personnelles ;
droit à la portabilité de vos données personnelles ;
droit de spécifier des directives concernant l'utilisation de vos Données Personnelles après votre décès ;
lorsque vous avez consenti à ce qu'Ardian conserve votre dossier de candidature pendant plus de deux ans après le dernier contact avec vous, droit de retirer le consentement que vous avez donné, à tout moment et sans que cela n'affecte la légalité du traitement fondé sur votre consentement avant son retrait ; et
droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
Ardian s'engage à apporter le plus grand soin à la protection de vos Données Personnelles et à se conformer au cadre légal applicable en matière de protection des données.
C'est la raison pour laquelle Ardian a besoin de votre aide à cette fin. Ainsi, vous vous engagez à informer Ardian au cas où les Données Personnelles que vous avez partagées avec Ardian deviendraient obsolètes ou inexactes.
En outre, dans le cas où vous fourniriez à Ardian des informations permettant d'identifier directement ou indirectement toute autre personne physique (par exemple, vous partagez les coordonnées de votre ancien manager à des fins de références), vous déclarez et garantissez que, avant de partager ces informations avec Ardian, ces autres personnes physiques ont reçu la présente Politique de confidentialité et, dans la mesure où cela est applicable, ont consenti au traitement de leurs données.
7. COORDONNÉES DE CONTACT
Si vous avez des questions ou des demandes concernant le traitement de vos Données Personnelles par Ardian, y compris l'exercice de vos droits spécifiés dans la Section 6 (Vos droits et obligations en tant que personne concernée) ci-dessus, n'hésitez pas à contacter le délégué à la protection des données (DPD) d'Ardian en utilisant les coordonnées suivantes : Ardian, Protection des données, 20 Place Vendôme, 75001 Paris - dataprivacyofficer@ardian.com
